Audyt całkowitego kosztu utrzymania samochodów (TCO – TOTAL COST OF OWNERSHIP)

TCO składa się ze wszystkich składników kosztotwórczych obejmujących zarówno koszty bezpośrednie jak i pośrednie. Koszty bezpośrednie łatwo jest zdefiniować, gdyż należą do nich m.in.: zakup paliwa, ubezpieczenie, koszty przeglądów serwisowych czy napraw mechanicznych, koszty ogumienia, amortyzacja itp. Koszty pośrednie natomiast, to szeroko rozumiana administracja bądź zarządzanie flotą aut. Należą do nich np.: koszty personalne działu floty, koszty systemu informatycznego, koszty podejmowania decyzji itp.

W przypadku kosztów bezpośrednich stosunkowo łatwo zauważyć możliwe oszczędności, chociażby w trakcie przeprowadzanego audytu floty. Precyzyjne zdefiniowanie kosztów pośrednich, które są niezwykle istotną składową wyniku finalnego, wymaga wielu godzin analiz szczegółowych danych.

Modeli finansowo-organizacyjnych z powodzeniem funkcjonujących w polskich firmach jest kilka. FLEETconsulting skupił się na podziale, naszym zdaniem trafnym i najczęściej stosowanym:

TCO – wewnętrznie zarządzana i finansowana flota

Oznacza finansowanie samochodów ze źródła własnego. Model ten zakłada powołanie w ramach firmy dedykowanego zespołu ludzi odpowiedzialnych za utrzymanie aut w sprawności technicznej. Oprócz wydatków ponoszonych na bieżącą eksploatację samochodów, które bezpośrednio przekładają się na cashflow firmy, zasadniczy udział kosztów stanowią koszty osobowe tj. wynagrodzenia, dodatki, premie, szkolenia itp. Nie można również zapomnieć o kosztach na struktury informatyczne oraz administracyjne jak i nakładach na przygotowanie samochodów do odsprzedaży na rynku aut używanych.

TCO – zewnętrznie zarządzana i finansowana flota

Taki model organizacyjny przenosi ryzyko utrzymania samochodów w sprawności technicznej na finansującego i on też jest właścicielem aut. Podstawowym kosztem stałym są miesięczne raty za leasing / wynajem samochodów. Dzięki miesięcznemu ryczałtowi stałemu, klient zyskuje stabilność przepływów pieniężnych jak i stabilność planowania budżetu. Koszty pośrednie to koszty pracownika dedykowanego do współpracy z zewnętrzną firmą finansującą oraz koszty administracyjne. Usługi IT może udostępniać zewnętrzna firma finansująca. Elementem, którego nie wolno pominą w audycie TCO jest koszt przygotowania samochodu do zdania leasingodawcy po upływie kontraktu.

Wykres – wydatki na flotę 30-40 aut

(koszty paliwa są takie same w obu modelach zarządzania i finansowania)

wykres-TCO

[Wykres i dane - źródło własne]